Aplikace pro živnostníky a OSVČ: celý tvůj byznys v jednom systému

Daniel Gavalec · Aktualizováno 9. 10. 2026

Aplikace pro živnostníky má jednomu člověku nahradit to, co ve firmě dělá pět lidí: plánovat práci, hlídat čas, vystavit fakturu, vědět, kdo zaplatil, a držet směr. CORTEX je česká aplikace pro živnostníky a freelancery, která spojuje úkoly, plán dne, sledování času, fakturaci pro neplátce DPH, adresář klientů, osobní finance a cíle do jednoho systému – zdarma pro všechny. Níže najdeš konkrétní týdenní rytmus, jak ji jako OSVČ používat, a poctivě i to, kdy potřebuješ jiný nástroj.

Proč živnostník potřebuje jeden systém, ne pět aplikací

Když podnikáš sám, jsi zároveň ředitel, obchodník, výroba i fakturantka. Typický živnostník proto žije v pěti nástrojích naráz: úkoly v jedné aplikaci, čas v tabulce, faktury ve Wordu nebo ve fakturačním programu, kontakty v telefonu a peníze „nějak v hlavě“. Každý přechod mezi nimi stojí pozornost – a něco mezi nimi vždycky propadne.

• Faktura se vystaví pozdě. Práce je hotová v úterý, faktura odejde za tři týdny, peníze za šest.
• Nevíš, kolik vlastně vyděláváš na hodinu. Zakázka za 20 000 Kč vypadá dobře, dokud nezjistíš, že zabrala 40 hodin.
• Hasíš požáry. Celý týden reaguješ na klienty a na rozvoj byznysu nezbude ani hodina.
• Neplatiči. Kdo je po splatnosti, víš jen tehdy, když si projdeš bankovnictví.
• Firemní a osobní peníze se slévají. Dobrý měsíc se rozpustí, slabý bolí.

Aplikace pro OSVČ by tyhle díry měla zavřít jedním místem, kam se každý den díváš. Přesně tak je postavený CORTEX.

Co CORTEX pro živnostníky umí: přehled podle potřeby

Detailně jsou jednotlivé části popsané na stránkách fakturace zdarma, sledování času, evidence klientů a plán dne na klik.

app.getcortex.cz/faktury

Týden živnostníka v CORTEXu: konkrétní rytmus

Systém funguje jen tehdy, když má pevný rytmus. Tenhle je postavený pro OSVČ, která pracuje pro několik klientů a o všechno se stará sama.

Pondělí ráno (15 minut): plán týdne

1. Projdi Inbox – vše, co jsi během týdne nahodil rychlým zadáním, přiřaď k cíli (projektu) nebo dej datum. Co nemá smysl, smaž.
2. Otevři cíle a u každého aktivního projektu vyber další krok. Úkol dostane odhad v minutách a termín.
3. Do týdne dej aspoň jeden úkol, který nehoří, ale posouvá byznys: obchod, nabídka, web, nová služba.

Každý den (5 minut ráno, 3 minuty večer)

• Ráno: na Přehledu Dnes klikni na plán dne. Pevné schůzky zůstanou, zbytek úkolů se poskládá do volných slotů – nejdřív zpožděné, pak podle priority, nakonec nejkratší. Co se nevejde, aplikace ohlásí, takže víš hned v devět, ne v pět odpoledne.
• Během dne: u práce pro klienta spusť časovač toho projektu. Telefonát mezi tím? Druhý časovač může běžet souběžně.
• Hotovo = faktura: když dokončíš zakázku, vystav fakturu ještě ten den. Klient je v adresáři, číslo i variabilní symbol se doplní a PDF pošleš klientovi e-mailem přímo z aplikace.
• Večer: denní log (energie, soustředění, spánek). Zabere pár kliknutí a za měsíc ukáže, kdy jedeš na dluh.

Pátek odpoledne (30 minut): porada CEO jednoho člověka

1. Peníze (5 min): ve fakturaci zkontroluj, co je k úhradě a co spadlo do stavu po splatnosti. Platby z Fio se spárují samy (z jiné banky nahraj výpis), dlužníkům pošli upomínku jedním klikem.
2. Čas (5 min): v reportech se podívej, kolik hodin šlo do kterého projektu a kolik do administrativy. Pro klienta, který chce výkaz, exportuj PDF.
3. Cíle (5 min): která čísla procent se nepohnula? Proč?
4. Týdenní review (5 min): odpracovaný čas, hotové úkoly a kredity proti minulému období.
5. Plán (10 min): 3–5 klíčových úkolů na další týden s termíny. Víc nedávej.

Jako podklad k týdennímu plánování se hodí průvodce jak si naplánovat týden. Poradu si založ jako úkol s opakováním týdně, ať ji nemusíš držet v hlavě.

app.getcortex.cz/dnes

Fakturuješ teď jinde? Poctivé srovnání najdeš v článcích alternativa k Fakturoidu a alternativa k iDokladu.

Měsíční rituál: faktury, výkazy a osobní rozpočet

Jednou měsíčně (ideálně první pracovní den) uzavři předchozí měsíc. Postup na 20 minut:

• Výkazy: v reportech zvol „minulý měsíc“, zkontroluj čas po projektech, případně ručně doplň zapomenutý záznam a exportuj CSV nebo PDF. Jak má výkaz vypadat, popisuje výkaz práce.
• Fakturace hodinové práce: CORTEX fakturu z odpracovaného času automaticky nesestaví – hodiny z reportu přepíšeš jako položku (množství v hodinách, jednotka „hod“, cena za hodinu). Je to minuta práce a máš kontrolu nad tím, co fakturuješ.
• Roční přehled: ve fakturaci vidíš, kolik máš za rok vystaveno, zaplaceno a k úhradě. Užitečné pro hlídání obratu (viz níže DPH).
• Osobní finance: zkopíruj minulý měsíc a uprav jen to, co se změnilo. Výplatu, kterou si z podnikání posíláš, zapiš jako příjem – a daně, odvody a rezervu drž mimo tuhle částku.

Nastavení za 20 minut: kontrolní seznam

1. V nastavení fakturace vyplň dodavatele: jméno, adresu, IČO, účet a IBAN (kvůli QR platbě), e-mail a telefon. DIČ jen pokud ho máš.
2. Do adresáře přidej 3–5 hlavních klientů (název, IČO, adresa). Podle IČO se údaje načtou z ARES.
3. Založ cíle: jeden pro každý větší projekt nebo klienta a jeden „Administrativa“.
4. Vytvoř časovače podle toho, jak pracuješ – například „Klient A“, „Klient B“, „Obchod“, „Admin“.
5. Opakované úkoly: „Porada CEO“ týdně, „Uzávěrka měsíce“ měsíčně, „Daňové přiznání“ ročně.
6. Nainstaluj si CORTEX na plochu telefonu z prohlížeče (PWA), ať máš rychlé zadání po ruce.

Pokud teprve začínáš, projdi si nejdřív jak začít podnikat jako OSVČ a náležitosti faktury.

Kdy CORTEX nestačí a potřebuješ jiný nástroj

CORTEX je postavený pro živnostníky a freelancery, kteří nejsou plátci DPH a fakturují v korunách. Poctivě, kdy sáhnout jinam:

• Jsi plátce DPH. Faktury v CORTEXu uvádějí „neplátce DPH“ a DPH nepočítají. Podle zákona o DPH se plátcem stáváš od 1. ledna následujícího roku, pokud tvůj obrat v tuzemsku za kalendářní rok překročí 2 000 000 Kč, a hned od dalšího dne, pokud v roce překročí 2 536 500 Kč (k říjnu 2026). Pak potřebuješ fakturační program s DPH – srovnání najdeš v článku nejlepší fakturační program.
• Fakturuješ v jiné měně než CZK, EUR a USD. U zahraničních klientů a služeb nakupovaných z EU navíc řeš s účetní, zda se netýká registrace identifikované osoby.
• Potřebuješ automatické upomínky nebo přímé napojení na účetní software. CORTEX upomínku pošle jen na tvůj pokyn a pro účetní dává export CSV a ISDOC.
• Vedeš účetnictví, sklad nebo CRM s obchodní pipeline. Klienti v CORTEXu jsou adresář pro faktury, ne CRM.
• Máš tým. Spolupráce je jen přes sdílené cíle a přiřazení úkolů v nich, nejsou to firemní workspace.

Registrace k DPH má dopad i na daně z příjmů: paušální režim je podle § 2a zákona o daních z příjmů určený jen pro neplátce DPH. Pokud se k hranici blížíš, roční přehled „vystaveno“ ve fakturaci ti dá včasný signál – a s konkrétním postupem se poraď s účetní nebo daňovým poradcem.

Proč to vydrží déle než týden: herní motivace

Většina systémů pro podnikatele padá na tom, že je po třech týdnech přestaneš otevírat. CORTEX za splněné úkoly dává XP a kredity, rosteš v levelech a za kredity si v obchodě koupíš vlastní odměny, které si sám nastavíš – třeba „pátek odpoledne volno“ nebo „nová klávesnice“. Návyky jako „konec práce do 18:00“ jsou buffy, „e-maily v posteli“ debuffy. Jak a proč to funguje, rozebírá levely, XP a odměny.