Evidence klientů zdarma: kdy ti stačí adresář a kdy jednoduché CRM
Evidence klientů je seznam lidí a firem, pro které pracuješ, s údaji potřebnými k fakturaci a kontaktu, doplněný o přehled, co pro koho zrovna děláš a kdo ti dluží. Pro živnostníka s pár desítkami klientů na to nepotřebuješ placené CRM: v CORTEXu máš zdarma adresář klientů napojený na faktury a zakázky si vedeš jako cíle s úkoly a časovači. Rovnou ale říkáme, co CORTEX neumí a kdy už se vyplatí skutečné CRM.
- Evidence klientů a CRM nejsou totéž: evidence drží kontaktní a fakturační údaje, CRM řídí obchodní proces (pipeline, příležitosti, historie komunikace).
- Většina OSVČ s desítkami klientů potřebuje evidenci + připomínky + přehled plateb, ne plnohodnotné CRM.
- CORTEX má zdarma adresář klientů s poli název, IČO, DIČ, ulice, město, PSČ, země, e-mail a telefon, ze kterého se vybírá odběratel faktury.
- CORTEX není CRM: nemá obchodní pipeline ani historii komunikace. Údaje firmy ale načte z ARES podle IČO a ke klientovi si zapíšeš poznámku a výchozí hodinovou sazbu.
- Lehkou správu klientů v CORTEXu postavíš z cíle pro každou zakázku, opakovaných úkolů na follow-upy, časovače práce a stavů faktur.
Evidence klientů, nebo CRM? Co živnostník opravdu potřebuje
Když lidé hledají „CRM zdarma česky“ nebo „jednoduché CRM zdarma“, často ve skutečnosti chtějí tři věci: mít na jednom místě kontakty a fakturační údaje, nezapomenout se klientovi ozvat a vědět, kdo zaplatil. To je evidence klientů. CRM (customer relationship management) jde dál: sleduje obchodní příležitosti ve fázích, historii každého e-mailu a hovoru, prognózy prodejů a práci obchodního týmu.
| Potřeba | Evidence klientů stačí | Potřebuješ CRM |
|---|---|---|
| Počet aktivních klientů | Jednotky až desítky | Stovky, hodně nových poptávek |
| Obchodní proces | Poptávka přijde, domluvíte se, děláš | Víc fází (lead, schůzka, nabídka, vyjednávání), dlouhý prodejní cyklus |
| Kdo s klienty mluví | Jen ty | Víc lidí, kteří musí vidět historii komunikace |
| Co potřebuješ vidět | Kontakt, fakturační údaje, co děláš, kdo dluží | Pipeline, konverze, hodnotu obchodů, aktivity obchodníků |
Pokud se poznáváš v levém sloupci, nekupuj CRM jen proto, že „se to má“. Údržba CRM, které nevyužiješ, je administrativa navíc.
Jaké údaje o klientech evidovat (minimum pro OSVČ)
Ať si evidenci vedeš v tabulce, nebo v aplikaci, tohle je rozumné minimum:
- Fakturační údaje: název nebo jméno, IČO, DIČ (pokud ho klient má), sídlo. Bez nich nevystavíš správnou fakturu, viz náležitosti faktury.
- Kontakt: e-mail a telefon na člověka, se kterým řešíš zakázky (a na účtárnu, pokud je jiná).
- Aktuální zakázky: co pro klienta děláš, termíny, stav.
- Peníze: vystavené faktury, co je zaplaceno a co po splatnosti.
- Další krok: kdy a proč se klientovi ozvat (follow-up po nabídce, pravidelná kontrola, prodloužení smlouvy).
Co umí evidence klientů v CORTEXu
CORTEX je česká aplikace pro živnostníky a freelancery, kde máš úkoly, čas, faktury a cíle na jednom místě, zdarma. Klienti jsou v ní adresář pro fakturaci. U každého klienta vyplníš:
| Pole | K čemu |
|---|---|
| Název | Firma nebo jméno, propisuje se jako odběratel na fakturu |
| IČO, DIČ | Identifikace odběratele na faktuře |
| Ulice, město, PSČ, země | Adresa sídla odběratele |
| E-mail, telefon | Kontakt, kam pošleš PDF fakturu |
Při vystavení faktury klienta jen vybereš ze seznamu a údaje se doplní. Ve fakturaci pak vidíš stav každé faktury (neuhrazeno, zaplaceno, po splatnosti, stornováno) a roční součty vystaveno / zaplaceno / k úhradě. Víc o fakturaci najdeš na stránce fakturace zdarma.
Co CORTEX neumí (a nebudeme předstírat opak):
- nemá obchodní pipeline ani historii e-mailů a hovorů (jen poznámku u klienta),
- nemá firemní týmový workspace; spolupracovat jde jen přes sdílené cíle.
Jak si v CORTEXu postavit jednoduchou správu klientů
Adresář drží údaje. Práci s klienty ti zorganizují cíle, úkoly a časovače. Osvědčený postup:
- Klient do adresáře. Fakturační údaje a kontakt, jednou.
- Zakázka jako cíl. Pro každou větší zakázku založ cíl pojmenovaný podle klienta, třeba „Pekárna Novák – nový web“, s kategorií „Klienti“ a termínem. Procento splnění se počítá z hotových úkolů. Jak cíle nastavit, popisuje sledování cílů.
- Kroky jako úkoly. Do cíle přidej úkoly s termíny a odhadem času: „Poslat návrh“, „Zapracovat připomínky“, „Předat“, „Vystavit fakturu“. V plánovači úkolů je uvidíš seskupené podle termínů.
- Follow-upy rychlým zadáním. Stiskni Q a napiš třeba „Zavolat Pekárně Novák ohledně údržby zítra @10:00 !p2“. Aplikace rozpozná datum, čas i prioritu; úkol pak přiřadíš k cíli klienta. Pro pravidelné klienty nastav u úkolu opakování měsíčně (např. „Měsíční report pro Pekárnu“).
- Čas na zakázce. Spusť časovač u úkolu z klientského cíle. Protože je cíl pojmenovaný podle klienta, v Přehledech vidíš čas podle klientů nepřímo přes cíle. Podklad pro fakturu dá výkaz práce, export do CSV nebo PDF.
- Faktura a kontrola platby. Po předání vystav fakturu z adresáře a jednou týdně projdi stavy „po splatnosti“.
Pracuješ na zakázce s dalším freelancerem? Cíl můžeš sdílet: pozveš ho e-mailem nebo jménem, a když pozvání přijme, můžeš mu v cíli přiřazovat úkoly.
Týdenní kontrola klientů za 15 minut
Evidence klientů má smysl, jen když se do ní díváš. Přidej si opakovaný úkol „Kontrola klientů *weekly“ a projdi:
- Peníze: které faktury jsou po splatnosti? Pošli připomínku.
- Zakázky: u kterého klientského cíle stojí procento splnění? Co je další krok?
- Vztahy: komu jsi slíbil ozvat se a kdo se dlouho neozval?
- Čas: nesežral některý klient víc hodin, než kolik platí? Přepočítej si hodinovou sazbu.
Tahle rutina se dobře vejde do širšího plánování týdne. A protože v CORTEXu splněné úkoly přinášejí XP a kredity, i administrativa se počítá do levelu.
Kdy přejít na skutečné CRM
Adresář a cíle v CORTEXu přestanou stačit, když:
- máš desítky rozjednaných poptávek najednou a ztrácíš přehled, v jaké fázi je která,
- potřebuješ historii e-mailů a hovorů u každého kontaktu,
- s klienty komunikuje víc lidí (obchodník, projektový manažer, asistentka),
- chceš reporty typu „kolik nabídek se změnilo v zakázku“.
Pak si vyber CRM systém; řada z nich má bezplatný tarif pro jednoho uživatele, ověř si ale limity a češtinu. CORTEX ti i tak může zůstat na plánování vlastní práce, času a cílů, viz aplikace pro freelancery.
Časté otázky
Je CORTEX CRM?
Ne. CORTEX má adresář klientů napojený na fakturaci (název, IČO, DIČ, adresa, e-mail, telefon), ale nemá obchodní pipeline ani historii komunikace. Ke klientovi patří poznámka, zakázky s hodinovou sazbou, odpracovaný čas a faktury; doplníš ho cíli a úkoly.
Je evidence klientů v CORTEXu zdarma?
Ano. Adresář klientů i fakturace jsou zdarma pro všechny, stejně jako ostatní funkce CORTEXu, a registrace nevyžaduje platební kartu.
Načítá CORTEX údaje o firmách z ARES?
Ano. Zadáš IČO a název, DIČ a adresa se doplní z veřejného rejstříku ARES. Když ARES zrovna neodpovídá, údaje vyplníš ručně.
Jak v CORTEXu zjistím, kolik času jsem strávil u klienta?
Čas se v CORTEXu váže k cílům a kategoriím, ne přímo ke klientům. Když si pro každého klienta nebo zakázku založíš cíl a časovač spouštíš u něj, uvidíš v Přehledech čas podle cíle, a tedy i podle klienta.
Jaké údaje o klientech můžu podle GDPR evidovat?
U klientů, kteří jsou fyzické osoby, evidovat údaje potřebné pro plnění smlouvy a zákonných povinností, typicky fakturační údaje a kontakt. Nesbírej nic navíc a evidenci zabezpeč. U nejasností se obrať na Úřad pro ochranu osobních údajů nebo právníka.
Zdroje a další čtení
Začni hrát svůj život
CORTEX je zdarma pro všechny. Úkoly, návyky, cíle a odměny v jednom systému, na počítači i v mobilu.
VYTVOŘIT ÚČET ZDARMA