Jak napsat fakturu OSVČ krok za krokem

Daniel Gavalec · Aktualizováno 24. 10. 2026

Fakturu OSVČ napíšeš tak, že ověříš svůj režim, doplníš dodavatele a odběratele, popíšeš dodanou práci, zkontroluješ cenu a platební údaje a uložíš výsledný doklad. Tento postup je pro běžnou tuzemskou službu neplátce DPH. Nabízí prázdný vzor zdarma a ukazuje cestu od předané zakázky k odeslanému PDF.

Než otevřeš vzor: co potřebuješ mít po ruce

Připrav si objednávku nebo jiný záznam dohody, identitu odběratele, potvrzení předání a cenu. U hodinové práce přidej schválený výkaz. U pevné ceny si připomeň rozsah, který byl v nabídce. Pokud po předání přibyla další úprava, nevměstnávej ji do původního součtu bez vysvětlení. Nejdřív si s klientem potvrď, zda jde o práci v ceně, nebo o další objednávku.

Vzor je prázdná struktura. Sám nepozná, že odběratelem má být firma a kontaktní člověk je pouze její zaměstnanec. Z e-mailového podpisu proto neodvozuj všechno automaticky. Požádej o správné fakturační údaje, pokud je nemáš. Tím předejdeš situaci, kdy pošleš dobře vypadající doklad nesprávné právnické osobě a následně několik dní řešíš opravu.

Pro první pokus použij prázdný vzor faktury neplátce DPH ke stažení. CSV otevři jako UTF-8 se středníkem. Předloha nemá automatické vzorce; počty je potřeba doplnit a ověřit. Vyplněnou ukázku a samostatný tisk najdeš na stránce faktura vzor.

Krok 1: ověř režim a doplň dodavatele

Začni tím, zda opravdu vystavuješ fakturu jako neplátce DPH. Náš postup nepokrývá zvláštní zahraniční režimy, přenesení daňové povinnosti ani všechny situace identifikovaných osob. Samotné zadání IČO nic takového nerozhodne. Přehled k DPH zveřejňuje Finanční správa; náležitosti daňového dokladu upravuje § 29 zákona o DPH.

V dodavateli uveď skutečné jméno nebo název a sídlo. Identifikační údaje na obchodních listinách upravuje § 435 občanského zákoníku. Doplň IČO a údaj o příslušné evidenci podle své situace. Logo a telefon mohou pomoci orientaci, nenahrazují však identifikaci. Účet pro úhradu přepiš z ověřeného podkladu a zkontroluj ho samostatně po číslicích.

Krok 2: vyber odběratele a popiš výsledek

V adresáři najdi správný subjekt a ověř, že nepoužíváš starý nebo duplicitní záznam. Údaje českých ekonomických subjektů dohledáš v ARES Ministerstva financí. Registr pomáhá s identitou, neříká ti, co bylo objednáno ani komu máš poslat přílohu. U větší firmy bývá pracovní kontakt jiný než adresa oddělení přijímajícího faktury.

Položka má dávat smysl člověku, který nebyl u telefonátu. Místo „služby“ napiš například „Úprava kontaktního formuláře a test odesílání podle objednávky“. U měsíční práce přidej období. Nemusíš opisovat celý pracovní den; podrobnosti patří do výkazu. Smyslem je jasná vazba mezi dohodou, výsledkem a cenou, kterou dokážeš dohledat i za několik měsíců.

Krok 3: spočítej položky a zkontroluj data

Modelová lektorka Jana odučila tři konzultace po 900 Kč. Položka 3 × 900 dává 2 700 Kč. Pokud si klient objednal ještě přípravu materiálů za pevnou cenu 500 Kč, celkem jde o 3 200 Kč. Čísla jsou pouze modelová; cenu určuje dohoda, ne tento článek. U hodin nezaměňuj 1 hodinu 30 minut za 1,30 hodiny: pro násobení sazbou jde o 1,5 hodiny.

Datum vystavení označuje vznik dokladu. Období služby popisuje, kdy práce proběhla; splatnost určuje termín úhrady podle dohody. Neopisuj automaticky datum z minulého měsíce. Číslu dokladu dej místo v navazující evidenci. Variabilní symbol používej konzistentně, aby šla platba dohledat. Kontroluj také měnu: samotné číslo bez měny nedává příjemci spolehlivou platební instrukci.

Krok 4: ulož, odešli a zachovej podklady

Než doklad vystavíš, porovnej ho řádek po řádku s podklady. Potom otevři finální PDF a ověř, zda nejsou oříznuté názvy nebo chybějící částky. Soubor pojmenuj tak, aby šel poznat bez otevření, například číslem dokladu a názvem zakázky. Odděl jej od čistého vzoru i pracovního konceptu. Finální výstup odešli domluveným kanálem a ulož si vazbu na objednávku a výkaz.

QR kód je platební pomůcka vycházející ze standardu QR Platba. Nejde o potvrzení správnosti faktury ani o potvrzení zaplacení. Pokud účetní chce strukturované doklady, předem si vyjasni formát, například ISDOC. Když se po odeslání ukáže chyba, nezačni tiše přepisovat archiv. Zapiš, co je špatně, a vyřeš odpovídající opravu se zachováním dohledatelnosti.

Mýtus vs. skutečnost a nejčastější chyby

Mýtus: každá faktura musí vypadat stejně a obsahovat všechny údaje ze vzoru. Skutečnost: záleží na režimu a povaze dokladu. Vedle obchodních listin a daňových dokladů řeší živnostenský zákon v § 31 odst. 14 doklad vydávaný zákazníkovi na žádost. Grafická předloha sama neurčuje, která pravidla na tebe dopadají.

Praktické chyby bývají obyčejné: nesprávný klient z nabídky adresáře, zapomenutá měna, stará splatnost a částka, která se liší od výkazu. Zabraň jim jednou kontrolou v klidu. Pokud máš po náročném dni problém číst čísla, připrav koncept a kontrolu nech na další pracovní blok. Čas ušetřený neověřeným odesláním se snadno vrátí v několika opravných e-mailech.

Prvních deset minut a minimum pro špatný den

První dvě minuty vyber jen jednu předanou zakázku. Další dvě věnuj stranám a režimu, tři položkám a výkazu, dvě účtu a datům. Poslední minutu otevři výsledný náhled. Když se objeví nejasnost, zapiš konkrétní otázku a práci zastav u konceptu. Nemusíš během desetiminutového bloku dořešit spor o rozsah celé zakázky; potřebuješ poznat, co chybí.

Pro slabší týden si drž seznam „předáno, čeká na podklad, připraveno, odesláno“. Není nutné přebudovat celý systém. Po výpadku projdi nejprve předané práce bez čísla faktury, pak nezaplacené doklady. Začni jedním klientem a nepokoušej se zpětně vymýšlet přesný čas, který jsi neměřil. Odhad označ jako odhad a další postup domluv otevřeně.

Jak ti s tím pomůže CORTEX

V CORTEXu nejprve vyplníš údaje dodavatele v nastavení a uložíš klienta. Při opakované práci tak nepřepisuješ adresu z minulého PDF. Druhý postup vede přes zakázku: spustíš časovač u práce, zkontroluješ zaznamenané hodiny a z nevyfakturovaného času připravíš koncept. Třetí postup je kontrola položek a stažení PDF s QR platbou. CORTEX fakturu za tebe klientovi neodešle.

Čtvrtý postup je krátký opakovaný úkol pro kontrolu plateb a předaných zakázek. Přidej si jeden pevný blok do týdne, místo spoléhání na paměť. Po registraci a úvodním nastavení otevři Práce; pokud je modul vypnutý, nejprve ho zapni. Začni jedním ověřeným klientem a jedním konceptem. Fakturace CORTEXu je pro neplátce DPH, nikoli univerzální účetní systém.

Obecný informační postup pro organizaci práce; konkrétní právní a daňový režim ověř s účetním nebo daňovým poradcem.

Dva příklady: paušál a práce s hodinovým výkazem

U měsíčního paušálu si předem ujasni období a obsah služby. Když klient v polovině měsíce požádá o další školení, ověř, zda patří do paušálu. Při kontrole potom porovnáváš cenu s dohodnutým balíčkem, nikoli s každou minutou v kalendáři. Čas si můžeš měřit pro vlastní přehled o náročnosti, ale samotné měření nemění sjednanou cenu. Na faktuře popiš skutečnou službu a období tak, aby klient poznal, ke které objednávce patří.

U hodinové zakázky si naopak připrav výkaz za konkrétní období a odděl celkový čas od času schváleného k vyúčtování. Část interní přípravy může být podle dohody zahrnutá v sazbě, jiná může být samostatnou položkou. Pokud se ti v součtu objeví blok bez popisu, nepřejmenuj ho zpětně na práci, kterou si jen přibližně vybavuješ. Dohledávej výstup a nejasnost označ. Z faktury ani výkazu nemá vzniknout přesná historie, pro kterou nemáš podklad.

U obou variant si před odesláním přečti doklad očima odběratele: poznáš z popisu zakázku, rozumíš celkové ceně a víš, kam a do kdy zaplatit? Pokud odpověď vyžaduje dohledání několika starých zpráv, uprav popis nebo přilož domluvený výkaz. Dobrý doklad šetří práci oběma stranám i při kontrole za delší dobu.

app.getcortex.cz/faktury