Nefakturovatelný čas: kolik ho máš, jak ho změřit a co s ním dělat

Daniel Gavalec · Aktualizováno 20. 10. 2026

Nefakturovatelný čas je všechno, co pro své podnikání děláš, ale klientovi to nevyúčtuješ: e-maily, nabídky, administrativa, účetnictví, marketing, učení nebo cesty. U freelancerů často tvoří velkou část týdne – a když ho do sazby nezapočítáš, vyděláváš na hodinu méně, než si myslíš. Odhad z hlavy bývá příliš optimistický. Spolehlivější je dva týdny měřit všechen pracovní čas, rozdělit ho na fakturovatelný a ostatní a z výsledku spočítat svou skutečnou, efektivní hodinovou sazbu.

Co je nefakturovatelný čas

Fakturovatelný čas je práce na zakázce, kterou klientovi vyúčtuješ – podle hodin nebo jako součást ceny. Nefakturovatelný čas je všechno ostatní, co dělat musíš, aby podnikání běželo:

• Komunikace: e-maily, zprávy a telefonáty, které k žádné zakázce nepatří.
• Obchod: nabídky, schůzky s potenciálními klienty, portfolio.
• Administrativa: fakturace, doklady, banka, smlouvy.
• Marketing: web, sociální sítě, newsletter.
• Rozvoj: kurzy, učení nových nástrojů.
• Režie: cesty, opravy techniky, úklid složek.

Nic z toho není „ztracený“ čas. Problém nastane, jen když s ním nepočítáš.

Proč na něm záleží: efektivní hodinová sazba

Představ si grafičku se sazbou 800 Kč za hodinu. Za měsíc vyfakturuje 100 hodin, tedy 80 000 Kč. K tomu ale odpracuje 50 hodin, které nikomu neúčtuje – nabídky, e-maily, fakturace, příprava portfolia. Její efektivní sazba je 80 000 Kč ÷ 150 hodin, tedy asi 533 Kč za hodinu. O třetinu méně, než si myslí.

Když tenhle rozdíl nevidíš, snadno nastavíš sazbu, ze které nepokryješ náklady, volno a dny bez zakázek. Spočítat minimální sazbu ti pomůže kalkulačka hodinové sazby, ale potřebuje jedno číslo, které většina lidí nezná: kolik hodin týdně opravdu vyfakturuješ.

Jak nefakturovatelný čas změřit za dva týdny

1. Měř všechno, nejen zakázky. Dva běžné týdny spouštěj časovač i na e-maily, nabídky a administrativu. Neodhaduj zpětně – Roger Buehler a kolegové (1994) ukázali, že délku vlastní práce soustavně podceňujeme.
2. Založ si pár kategorií. Stačí pět: komunikace, obchod, administrativa, marketing, rozvoj. Víc kategorií měření zbytečně zkomplikuje.
3. Na konci týdne sečti. Kolik hodin bylo fakturovatelných a kolik ostatních? Jaký je podíl fakturovatelného času?
4. Spočítej efektivní sazbu. Příjem za období vyděl všemi pracovními hodinami. Porovnej s tím, co si myslíš, že vyděláváš.
5. Najdi největší položku. Většinou jedna kategorie bere nejvíc. Tam má smysl začít.

Co s výsledkem dělat

• Započítej ho do sazby. Pokud vyfakturuješ jen dvě třetiny času, musí sazba za fakturovatelnou hodinu pokrýt i tu zbývající třetinu.
• Sdruž drobnosti. E-maily a administrativu dávej do jednoho nebo dvou bloků denně místo celodenního odbíhání (batching úkolů).
• Připrav si šablony. Opakované nabídky, odpovědi na časté dotazy, onboarding klienta. Každá šablona ušetří hodiny za rok.
• Domluv, co je v ceně. Porady, revize nad rámec a cesty mohou být účtovatelné, když je to předem jasně domluvené.
• Fakturuj hned. Hodiny, které čekají na fakturu, se zapomínají. Pomůže výkaz práce a sledování času.

Benjamin Harkin a kolegové (2016) zjistili, že už samotné pravidelné sledování a zapisování pokroku zvyšuje šanci, že se něco změní. Stačí se na podíl fakturovatelného času podívat jednou měsíčně.

Kolik nefakturovatelného času je normální?

Spolehlivé univerzální číslo neexistuje: záleží na oboru, velikosti zakázek a tom, jak dlouho podnikáš. Na začátku, kdy sháníš klienty, bývá nefakturovatelného času víc; s dlouhodobými klienty méně. Místo srovnávání s ostatními sleduj svůj vlastní trend – a když podíl fakturovatelného času klesá, ptej se proč.

Jak si rozvrhnout týden, aby zbyl čas na klienty i na vlastní podnikání, popisuje pracovní doba OSVČ.

Zkus hned v CORTEXu

V CORTEXu (zdarma pro všechny) měříš čas v modulu Práce. U každé zakázky nastavíš sazbu a přepínač Fakturovatelná – pro vlastní administrativu nebo marketing přidej jako klienta sám sebe a založ zakázku, která fakturovatelná není. Karta Čas ukáže nevyfakturovaný čas, částku připravenou k fakturaci a kolik procent času bylo fakturovatelného, Přehledy rozdělí hodiny na fakturovatelné a ostatní a u zakázky uvidíš efektivní sazbu (vyfakturováno ÷ odpracováno). Nevyfakturovaný čas pak převedeš na fakturu jedním kliknutím. Máš-li účet, otevři Práce → Čas.

app.getcortex.cz/prace