Upomínka faktury: vzor e-mailu, kdy ji poslat a jak pozdním platbám předejít
První upomínku pošli den až tři dny po splatnosti jako vlídnou připomínku – většina zpožděných faktur je přehlédnutí, ne zlý úmysl. Když se nic nestane, za týden pošli důraznější upomínku a po dalším týdnu poslední výzvu s jasným termínem. Do každé patří číslo faktury, dlužná částka, původní splatnost, platební údaje a faktura v příloze. Níže najdeš tři vzory k úpravě a návod, jak pozdním platbám předcházet. Úroky z prodlení a vymáhání tu neřešíme – na ty se zeptej účetního nebo právníka.
- Většina pozdních plateb je přehlédnutí. První upomínka má být vlídná a krátká.
- Rytmus: připomínka 1–3 dny po splatnosti, upomínka po týdnu, poslední výzva po dalším týdnu, mezitím klidně telefon.
- Každá upomínka obsahuje číslo faktury, částku, splatnost, platební údaje a fakturu v příloze.
- Připomínky fungují: v experimentu s platbami úvěrů zvýšila obyčejná SMS před splatností včasné platby podobně jako sleva 25 % z úroku (Cadena a Schoar, 2011).
- Nejlepší upomínka je ta, kterou nemusíš poslat: jasná splatnost, QR platba a faktura hned po dodání.
Kdy poslat upomínku
- 1–3 dny po splatnosti: vlídná připomínka. Faktura mohla zapadnout v e-mailu nebo čeká na podpis. Žádné výčitky.
- 7 dní po splatnosti: upomínka. Věcně, s novým termínem úhrady a dotazem, jestli je s fakturou všechno v pořádku.
- 14–21 dní po splatnosti: poslední výzva. Jasný termín a informace, že po něm budeš postupovat dál. Před ní je dobré zavolat – telefon vyřeší víc než třetí e-mail.
Vzor 1: vlídná připomínka
Předmět: Připomínka – faktura č. 2026015
Dobrý den,
dovoluji si připomenout fakturu č. 2026015 na částku 12 000 Kč se splatností 10. 11. 2026. Zatím jsem od vás platbu neobdržel(a), možná jen zapadla v poště.
Pro jistotu ji posílám znovu v příloze. Platební údaje: účet 123456789/0800, variabilní symbol 2026015.
Pokud už je zaplaceno, považujte prosím tento e-mail za bezpředmětný.
Děkuji a přeji hezký den,
Jana Dvořáková
Vzor 2: upomínka po týdnu
Předmět: Upomínka – faktura č. 2026015 po splatnosti
Dobrý den,
faktura č. 2026015 na částku 12 000 Kč byla splatná 10. 11. 2026 a je nyní 7 dní po splatnosti. Prosím o úhradu do 24. 11. 2026 na účet 123456789/0800, variabilní symbol 2026015. Fakturu přikládám.
Pokud je s fakturou něco v nepořádku nebo potřebujete platbu rozložit, dejte mi prosím vědět – rád(a) to s vámi dořeším.
S pozdravem
Jana Dvořáková
Vzor 3: poslední výzva
Předmět: Poslední výzva k úhradě – faktura č. 2026015
Dobrý den,
ani po předchozích upomínkách ze dne 13. 11. a 17. 11. jsem neobdržel(a) úhradu faktury č. 2026015 na částku 12 000 Kč, splatné 10. 11. 2026. Prosím o úhradu nejpozději do 1. 12. 2026 na účet 123456789/0800, variabilní symbol 2026015.
Pokud platba do tohoto data nedorazí, budu nucen(a) řešit pohledávku dalšími kroky. Raději bych se ale domluvil(a) – pokud je nějaký problém, zavolejte mi prosím na 777 123 456.
S pozdravem
Jana Dvořáková
Jaké „další kroky“ ti zákon umožňuje, kolik činí úrok z prodlení a jak postupovat při vymáhání, se liší podle situace. Na to se zeptej účetního nebo právníka – tento článek je praktický návod na komunikaci, ne právní rada.
Jak psát upomínky, aby fungovaly
- Krátce a konkrétně. Číslo faktury, částka, původní splatnost, nový termín, platební údaje. Klient nemá nic hledat.
- Faktura vždy v příloze. Nejčastější odpověď na upomínku je „fakturu nemáme“.
- Vlídně, ale bez omlouvání. Platba za odvedenou práci je normální věc, ne prosba.
- Nabídni řešení. „Potřebujete platbu rozložit?“ otevře rozhovor, který by jinak skončil mlčením.
- Hlídej to systémem, ne pamětí. Připomínky působí: Ximena Cadena a Antoinette Schoar (2011) v experimentu s mikroúvěry ukázaly, že obyčejná SMS před splatností zvýšila včasné platby podobně jako sleva 25 % z úroku, a Dean Karlan s kolegy (2016) zjistili, že připomínky pomáhají lidem dodržet i vlastní finanční závazky. Kdo má přehled o fakturách po splatnosti, upomíná včas a bez emocí.
Jak pozdním platbám předejít
- Domluv splatnost předem. Ještě před zakázkou, ne až na faktuře.
- Fakturuj hned po dodání. Každý den čekání posouvá platbu. Když účtuješ podle hodin, měj je změřené (sledování času).
- Usnadni platbu. QR kód na faktuře, správný variabilní symbol, číslo účtu bez překlepu.
- U nových klientů zvaž zálohu. Zvlášť u větších zakázek.
- Připomeň se pár dní před splatností. Krátká zpráva „Jen připomínám, že ve čtvrtek je splatná faktura…“ ušetří upomínku.
Jaké údaje na faktuře nesmí chybět, shrnuje náležitosti faktury a vzor faktury najdeš v článku faktura vzor.
Zkus hned v CORTEXu
V CORTEXu (zdarma pro všechny) najdeš v modulu Práce → Faktury filtr Po splatnosti a u každé neuhrazené faktury tlačítko Upomínka. CORTEX připraví text první, druhé nebo třetí upomínky s číslem faktury, dlužnou částkou, splatností, počtem dní po splatnosti a platebními údaji, v jazyce faktury. Text zkopíruješ a pošleš ze svého e-mailu spolu s PDF – CORTEX za tebe nic neodesílá. Máš-li účet, otevři Faktury.
Časté otázky
Kdy poslat upomínku faktury?
První vlídnou připomínku den až tři dny po splatnosti, důraznější upomínku zhruba po týdnu a poslední výzvu po dalším týdnu. Mezi druhou a třetí je dobré klientovi zavolat.
Co má obsahovat upomínka?
Číslo faktury, dlužnou částku, původní datum splatnosti, nový termín úhrady, platební údaje (číslo účtu, variabilní symbol) a fakturu v příloze. A kontakt pro případ, že je s fakturou něco v nepořádku.
Jak napsat slušnou upomínku?
Krátce, věcně a bez výčitek: připomeň fakturu, uveď údaje k platbě, přilož fakturu a nabídni pomoc, pokud je nějaký problém. Pokud už klient zaplatil, poděkuj a upomínku označ za bezpředmětnou.
Můžu k upomínce připočítat úroky nebo poplatky?
To je právní otázka, která závisí na smlouvě, zemi a typu klienta. Než cokoli připočítáš, zeptej se účetního nebo právníka.
Pošle CORTEX upomínku za mě?
Ne. CORTEX připraví text upomínky a ukáže faktury po splatnosti, ale nic za tebe neodesílá. Upomínku pošleš ze svého e-mailu, aby přišla od tebe a klient na ni mohl rovnou odpovědět.
Zdroje a další čtení
Připrav si první fakturu
Klient, položky a PDF s QR platbou na jednom místě. Fakturu stáhneš a pošleš sám.
Připravit první fakturu